Kategorie materiałów Ekonomia

Przedmiot: Rachunkowość Wróć do kategorii

Dokumentacja księgowa - zasady, przechowywanie, kontrola, konta księgowe

plik Pobierz Dokumentacja ksiegowa - zasady, przechowywanie, kontrola, konta ksiegowe.doc

Dokumentacja księgowa.

Każda operacja gospodarcza musi być potwierdzona odpowiednim dokumentem zawierającym jej opis. Te dokumentu, które podlegają księgowaniu nazywamy dowodami księgowymi.

Dokumentacja nie podlegająca księgowaniu – umowa o pracę, druk zamówienia.
Dokumentacja podlegająca księgowaniu – dowody księgowe, odzwierciedlają faktycznie dokonane operacje gospodarcze- faktura zakupu, lista płac, deklaracja ZUS DRA

Podział dowodów księgowych:

Z punktu widzenia jednostki wystawiającej dowód:
- własne – wystawiane przez jednostkę w której zostaną zaewidencjonowane bez względu na ich przeznaczenie
- obce – sporządzone przez obce jednostki i przekazane tej jednostce, w której staną się przedmiotem ewidencji.

Z punktu widzenia odbiorcy dokumentu i ustawy o rachunkowości:
- Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów ( f-ra za zakupione  towary, paliwo, wyciąg bankowy)
- Zewnętrzne własne – wystawiane przez daną jednostkę kontrahentowi zewnętrznemu, np. faktura za sprzedane towary – oryginał dla odbiorcy)
- Wewnętrzne  - stwierdzające zaistnienie operacji wewnątrz jednostki ( np. RW – rozchód wewnętrzny materiałów, PW- przyjęcie produktów gotowych z produkcji do magazynu.


Ze względu na tryb sporządzania
- dowody źródłowe (pierwotne ) stanowią pierwsze pisemne stwierdzenie dokonania operacji gospodarczej _ KP, KW
- dowody wtórne – sporządzone na podstawie kilku dowodów źródłowych np. raport kasowy

 Ze względu na rodzaj – patrz tabela przekazana na zajęciach

Jednostka może sporządzać również dowody księgowe:
- zbiorcze ( zbiór dowodów źródłowych – raport kasowy)
- korygujące uprzednio dokonane zapisy ( f-ra korygująca)
- zastępcze – wystawiane w przypadku braku zewnętrznego dowodu obcego do momentu jego otrzymania lub na trwałe w przypadku braku możliwości jego otrzymania ( np. przy zakupie artykułów rolnych na wsi)
- rozliczeniowe – służące ujęciu już dokonanych zapisów, według nowych kryteriów klasyfikacji ( np. rozliczenie kosztów)

Szczególnym przykładem wewnętrzny dowodów księgowych jest polecenie księgowania PK Jest ono wystawiane dla udokumentowania takich zapisów księgowych które nie mają odzwierciedlenia w operacjach gospodarczych.
Stosuje się je w przypadku:
- poprawiania błędów w księgowaniu
- przenoszenia przychodów i kosztów na konto wynik finansowy

Zasady sporządzania dowodów księgowych

Dowody księgowe zgodnie z ustawą powinny być:
- rzetelne
-kompletne- zawierają wszystkie informacje dotyczące treści dowodu księgowego
-wolne od błędów rachunkowych

Dowód (dokument) księgowy powinien zawierać:

- Określenie rodzaju dokumentu (f-ra, rachunek) i jego numer identyfikacyjny

- określenie stron (nazwy adresy)dokonujących operacji gospodarczych

- Opis operacji oraz jej wartość, jeśli jest to możliwe także w jednostkach naturalnych

- datę operacji, a gdy dowód został wystawiony pod inną datą- także datę sporządzenia dowodu

- podpis wystawcy dowodu, oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

- Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania


Zbiór wszystkich dowodów księgowych określa się mianem dokumentacji księgowej.
Obejmuje ona:
1). Dowody księgowe ( dowody księgowe potwierdzające zaistnienie operacji gospodarczych)
2). Księgi rachunkowe
- dziennik- ujmuje chronologicznie operacje gospodarcze w roku obrotowym
- księga główna – na jej kontach w sposób syntetyczny rejestrowane są operacje gospodarcze w ciągu roku obrotowego
- księgi pomocnicze- uszczegóławiają zapisy zawarte na kontach księgi głównej
- zestawienie obrotów i sald – uzgadnianie zapisów na kontach ksiąg pomocniczych i kontach księgi głównej
- wykaz składników aktywów i pasywów
3). Sprawozdania finansowe

Funkcje dowodów księgowych:
- funkcja dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w świetle prawa
- funkcja dowodowa – jest dowodem że opisane w nim operacje rzeczywiście wystąpiły w określonym czasie, miejscu i wartościach
- funkcja księgowa – jest podstawą księgowania
- informacyjna – stanowi źródło informacji
- kontrolna – stanowi podstawę kontroli operacji gospodarczych

Komputerowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoznaczne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według programu na podstawie informacji zawartych już w księgach po spełnieniu następujących warunków:
- zapisy uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych
- możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie
- stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów
- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych

Kontrola dowodów księgowych.
Każdy dowód księgowy stanowi podstawę zapisów operacji gospodarczych na kontach. Przed przekazaniem dowodu do księgowania musi on być poddany kontroli pod względem:
- merytorycznym
- formalnym
- rachunkowym

Kontrola formalna – polega na sprawdzeniu czy dowód ten spełnia wymogi narzucone przez ustawę ( czy są wszystkie wymogi które powinien zawierać dowód, czy jest wystawiony na odpowiednim formularzu)

Kontrola merytoryczna- polega na stwierdzeniu:
- rzetelności czyli zgodności operacji ze stanem faktycznym ( np. czy wielkości ilościowe zgadzają się ze stanem faktycznym )
- celowości – czy uzasadnione buło poniesienie danego wydatku
- gospodarności – czy operacja odzwierciedlona na dowodzie przyniesie możliwie wysoki efekt
- legalności – czy jest on zgodny z przepisami prawa i został wystawiony przez właściwą osobę czy komórkę

Kontrola rachunkowa – sprawdzenie czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych

Po dokonanej kontroli na dowodzie dokonuje się dekretacji – czyli określenia po których stronach (Wn, Ma)  i na jakich kontach będzie zaksięgowana operacja.

Niedopuszczalne jest dokonywanie na dowodach księgowych jakichkolwiek wymazań lub przeróbek. Błędy w dowodach księgowych źródłowych zewnętrznych obcych i własnych ( f-ry zakupu i sprzedaży) można dokonywać jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. W przypadku błędów rachunkowych należy wystawić dokument – faktura VAT korekta,. Jeśli powstał błąd nierachunkowy np. źle napisano nazwę firmy wówczas należy wystawić notę korygującą.
W innych dokumentach błędy można poprawiać  przez skreślenie niewłaściwego zapisu w sposób pozwalający odczytać zapis pierwotny i wpisanie tekstu bądź liczby właściwej. Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej do dokonania zmian.
 
Następnym elementem jest segregacja dowodów księgowych albo według grup rodzajowych, albo według urządzeń księgowych.
Dowody księgowe sporządzają i segregują upoważnione do tego osoby według zasad określonych wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli dokumentów.
Określa ona zasady przechodzenia dokumentów przez różne komórki organizacyjne przedsiębiorstwa od momentu ich  wpłynięcia lub wystawienia aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum.

Obieg dokumentów powinien być:
- sprawny
- odpowiadać wymaganiom księgowości i struktury organizacyjnej jednostki
- zapewniać terminowe i równomierne docieranie dokumentacji do komórek org., księgowości
- ułatwiać łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obiegu

Ponadto instrukcja powinna zawierać:
- wykaz stosowanych dowodów
- wykaz komórek organizacyjnych i upoważnionych pracowników do wystawiania, ewidencjonowania i kontroli dokumentów
- wykaz terminów sporządzania i przekazywania dokumentów
- sposób znakowania dowodów
- sposób kontroli wykorzystania formularzy druków, ilości wystawianych egzemplarzy
- sposób postępowania w razie wykrycia błędów lub nieprawidłowości

Przechowywanie dokumentacji księgowej

Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie jednostki lub jego zakładów. Przejściowo mogą znajdować się w innej jednostce której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Po zakończeniu księgowań w danym okresie sprawozdawczym wszystkie dowody księgowe oraz dokumenty dotyczące inwentaryzacji segreguje się i przechowuje w sposób zapewniający ich nienaruszalność i łatwość odszukania, a także zabezpiecza się je przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

Dokumenty księgowe przechowuje się przynajmniej przez okres:
- księgi rachunkowe – 5 lat
- karty wynagrodzeń pracowników, listy płac – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat
- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów, od początku roku  następnego po roku obrotowym  w którym operacje zostały zakończone
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej ( paragony, dowody kasowe) – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie później niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia gwarancji
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
- pozostałe dokumenty i dowody księgowe – 5 lat
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Zbiory dokumentów jednostek które:
- zakończyły swą działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność
- zostały zlikwidowane – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka, o miejscu przechowania kierownik likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy


Konto księgowe

Księgi rachunkowe to zestaw urządzeń ewidencyjnych, w których należy rejestrować wszystkie operacje gospodarcze, które mają miejsce w jednostce.

Księgi rachunkowe są elementem rachunkowości.

1.Prowadzi się je w języku polskim i w walucie polskiej.
2.Powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą.
3.Są wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
4.Przechowywane są starannie w ustalonej kolejności.

W skład ksiąg rachunkowych wchodzą:
- dziennik (chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym)
- księga główna(zbiór kont na których dokonuje się chronologicznego, bieżącego, ciągłego i systematycznego zapisywania zdarzeń gospodarczych)
-księgi pomocnicze (uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej)
- zestawienie obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych
-inwentarz (wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony ich inwentaryzacją).

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
- rzetelnie - - dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty
- bezbłędne-  wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych
-sprawdzalne – umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych
- prowadzone bieżąco – jeśli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a także jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, oraz obrotu detalicznego następuje w tym samym dniu, w którym zostaje dokonane.

 W księgach rachunkowych dokonuje się zapisów księgowych.

Zapis księgowy powinien zawierać:
- datę dokonania operacji gospodarczej
- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego (kolejnego) dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu
- zrozumiały krótki opis operacji
-kwotę i datę zapisu
-oznaczenie kont których dotyczy

Księgi rachunkowe otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności
-na początek każdego następnego roku obrotowego
- na dzień zmiany formy prawnej
- na dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału jednostek powodujących powstanie nowej jednostki
-na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego – w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń

Księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy
- na dzień zakończenia działalności jednostki, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
- w jednostce przejmowanej – na dzień przejęcia  przez inną jednostkę
- na dzień poprzedzający dzień połączenia lub podziału jednostek
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości
- na inny dzień bilansowy – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia okoliczności powodujących zamknięcie ksiąg

Operacje gospodarcze wywołujące zmiany w aktywach i pasywach muszą być na bieżąco rejestrowane. Ustawa o rachunkowości określa sposób tej rejestracji przy użyciu kont księgowych.

Konto księgowe -  - specyficzne dla rachunkowości urządzenie ewidencyjne służące do ujmowania operacji gospodarczych oraz zmian jakie one powodują

Konto księgowe umożliwia:
- zarejestrowanie stanu początkowego każdego składnika aktywów i pasywów
- bieżące ujęcie zmian w określonych składnikach aktywów i pasywów
-ustalenie stanu końcowego każdego składnika aktywów i pasywów

Ewidencja zmian wartości na koncie umożliwia sporządzenie zbiorczego ich zestawienia na dzień bilansowy a nie każdorazowo po zaewidencjonowaniu operacji gospodarczej

W praktyce konta mogą mieć różną postać, w dobie powszechnej komputeryzacji stosuje się specjalne programy komputerowe. Forma i układ graficzny zależą więc od zastosowanej formy i technik księgowości. Może mieć ono postać rozbudowanych tabeli i przybierać układ paginowy –jednostronicowy oraz foliowany-dwustronicowy.

Wkuwanko.pl jako podmiot świadczący usługę hostingu materiałów edukacyjnych nie ponosi odpowiedzialności za ich zawartość.

Aby zgłosić naruszenie prawa autorskiego napisz do nas.

ikona Pobierz ten dokument

Wróć do kategorii

wkuwanko.pl

Wasze komentarze: dodaj komentarz

  • Nie ma jeszcze komentarzy do tego materiału.

Materiały w kategorii Rachunkowość [124]

  • podgląd pobierz opis 38 pytań z rachunkowości
  • podgląd pobierz opis Aktualizacja wyceny rzeczowych aktywów obrotowych
  • podgląd pobierz opis Aktywa i pasywa – klasyfikacja i sposoby księgowania
  • podgląd pobierz opis Aktywa trwałe
  • podgląd pobierz opis Amortyzacja środków trwałych
  • podgląd pobierz opis Amortyzacja majątku trwałego
  • podgląd pobierz opis Amortyzacja podatkowa i księgowa
  • podgląd pobierz opis amortyzacja wg Karoliny Słonimskiej
  • podgląd pobierz opis Bilansowanie
  • podgląd pobierz opis Budżetowa metoda zarządzania
  • podgląd pobierz opis Charakterystyka zasad rachunkowości
  • podgląd pobierz opis Definicje
  • podgląd pobierz opis Dokumentacja księgowa - zasady, przechowywanie, kontrola, konta księgowe
  • podgląd pobierz opis Dzielenie i łączenie kont
  • podgląd pobierz opis Dzielenie i łącznie kont
  • podgląd pobierz opis Egzamin - 01. Pojęcie ksiąg rachunkowych i zasady ich prowadzenia
  • podgląd pobierz opis Egzamin - 02. Istota i rodzaje dowodów księgowych
  • podgląd pobierz opis Egzamin - 03. Istota i metody inwentaryzacji
  • podgląd pobierz opis Egzamin - 04. Metody poznawcze rachunkowości
  • podgląd pobierz opis Egzamin - 05. Nadrzędne zasady rachunkowości
[ Misja ] [ Regulamin ] [ Kontakt ] [ Reklama ]   © wkuwanko.pl 2008-2014 właściciel serwisu SZLIFF

Partnerzy: matzoo.pl matmag.pl tekstomania.pl batmat.pl onlinefm.pl pisupisu.pl Matematyka radio online